Làm thế nào để trả lời email khách hàng một cách chuyên nghiệp?

Để trao đổi thông tin giữa doanh nghiệp với khách hàng hay đối tác, email vẫn luôn là một kênh giao tiếp hữu ích và uy tín. Tuy nhiên, việc trả lời email không chỉ nhằm giải quyết vấn đề của khách hàng, đối tác mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp, chỉn chu của doanh nghiệp. Vì vậy, hãy lấy giấy bút ra và ghi ngay lại các cách trả lời email khách hàng mà Atosa chia sẻ dưới đây để tạo dựng hình ảnh, xây dựng lòng trung thành của khách hàng ngay bạn nhé!

Làm thế nào để trả lời email khách hàng một cách chuyên nghiệp

Thông thường, khi tiếp nhận một email từ khách hàng, ngoại trừ những email khẩn thì bạn đừng vội vàng trả lời mà hãy dành chút thời gian để đọc và hiểu những vấn đề cũng như khúc mắc của khách hàng. 

Trước hết, về nội dung, hãy đảm bảo nội dung email của bạn rõ ràng, mạch lạc, logic và đi thẳng vào trọng tâm vấn đề. Khách hàng không nhiều thời gian để đọc một bài văn dài lê thê và chắc lọc ra những ý chính trong đó. Những thông tin quan trọng cần được đặt ngay đầu email (có thể thể hiện ở ngay tiêu đề để khách hàng dễ nhận biết và nắm bắt nội dung chính của email). 

Về ngôn ngữ, bắt buộc sử dụng các từ ngữ lịch sử, đúng quy chuẩn nhưng vẫn phải thân thiện và tránh sử dụng các từ đa nghĩa, hay mang tính bắt buộc, ra lệnh. 

Về cách trình bày, bạn cần trình bày email gọn gàng, thoáng mát và tránh viết các đoạn thông tin quá dài.

Làm thế nào để trả lời email khách hàng một cách chuyên nghiệp

Bố cục một email trả lời khách hàng chuyên nghiệp

  • Thưa, gửi ở đầu email tạo sự trân trọng và chuyên nghiệp: Dear, Gửi Mr/Ms/Mrs
  • Nhắc lại tóm gọn ý chính vấn đề khách hàng đưa ra ở email đã nhận trước đó
  • Giải đáp các thắc mắc một cách logic, ngắn gọn. Nếu khách hàng có nhiều câu hỏi thì cần trả lời thành nhiều đoạn riêng biệt nhưng đừng quá dài dòng, mỗi đoạn đề cập đến một câu hỏi. 
  • Tạo thêm file đính kèm (nếu cần thiết)
  • Kết thúc email đừng quên “Cảm ơn” hoặc “Trân trọng”
  • Tạo chữ ký có đầy đủ thông tin cá nhân để khách hàng liên lạc

Bố cục một email trả lời khách hàng chuyên nghiệp

Tổng hợp các mẫu email trả lời khách hàng

Một email đơn giản để xác nhận đã nhận được email

Dear Ms. Lan,

Cảm ơn bà đã đặt hàng chiếc xe máy Honda vision phiên bản 2022 tại cửa hàng xx của chúng tôi. Chúng tôi sẽ gửi chúng trong vòng 3 ngày tới.

Nếu có bất kỳ câu hỏi gì, vui lòng gọi cho chúng tôi theo số (SĐT), bà sẽ được phục vụ nhanh chóng bởi đội ngũ dịch vụ khách hàng của chúng tôi.

Một lần nữa, cảm ơn bà vì đơn đặt hàng và chúng tôi rất mong được hỗ trợ ông đến khi nhận được đơn hàng.

Trân trọng,

(Tên người viết hoặc doanh nghiệp)

Mẫu email cảm ơn

Mẫu email này được dùng khi khách hàng vừa mua sản phẩm từ cửa hàng của bạn hoặc nhân dịp kỷ niệm thành lập doanh nghiệp.

Gửi ông Hùng,

Cảm ơn ông rất nhiều khi đã tin tưởng và sử dụng sản phẩm của công ty chúng tôi. Rất vui vì ông đã gắn bó với chúng tôi trong thời gian vừa qua. Cảm ơn ông vì đã là một khách hàng tuyệt vời đến vậy. Mong rằng sau này chúng tôi sẽ tiếp tục được đồng hành với ông. Chúng tôi hứa sẽ mang lại những sản phẩm và dịch vụ tốt nhất.

Một lần nữa chân thành cảm ơn.

Trân trọng,

(Tên người viết hoặc doanh nghiệp).

Mẫu email phản hồi về việc yêu cầu về tài liệu chuyên nghiệp

Chị My thân mến,

Về các đính kèm kèm theo khóa học tiếp thị email mà chị yêu cầu, như đã nói trên trang web, tôi sẽ tiếp tục gửi các phiên bản cập nhật của khóa học theo thời gian để đảm bảo rằng chị có thể nghiên cứu kỹ chương trình đầu tiên của khóa học. Các tài liệu sẽ cung cấp một cơ sở vững chắc với những thông tin có nguồn tin cậy.

Tôi hy vọng chiến dịch email của ông đã mang lại kết quả tốt. Hãy cho tôi biết nếu tôi có thể giúp được chị trong khả năng.

Trân trọng,

(Tên người viết hoặc doanh nghiệp)

Mẫu email phản hồi khiếu nại của khách hàng

Dear Mr. Nghĩa,

Thực lòng xin lỗi ông vì đã để ông phải dành thời gian với đội Sale của chúng tôi hơn 20 phút. Điều này sẽ không bao giờ xảy ra nữa, và tôi hoàn toàn hiểu được điều đó gây thất vọng cho ông như thế nào.

Chúng tôi đang xử lý những sự cố trong hệ thống và sẽ thông báo cho ông ngay sau khi sự cố được giải quyết. Chúng tôi sẽ cố gắng đảm bảo cho mỗi khách hàng đều hài lòng với doanh nghiệp và chúng tôi xin lỗi về những bất tiện đã gây ra ông. Hãy cho chúng tôi biết nếu ông còn những câu hỏi. ý kiến, băn khoăn hoặc sự quan tâm nào với chúng tôi,

Trân trọng,

(Tên người viết hoặc doanh nghiệp)

Một email phản hồi chuyên nghiệp trong trường hợp email yêu cầu thông tin

Bà Thảo thân mến,

Cảm ơn bà đã hỏi về phần mềm quản lý bán hàng của chúng tôi. Để được tư vấn kỹ hơn chúng tôi muốn nhận được thêm những thông tin về nhu cầu sử dụng của bà:

– Bà sử dụng phần mềm ở những loại doanh nghiệp nào? Bà có tự làm chủ, là quản lý hoặc là chủ một doanh nghiệp không?

– Bà sẽ sử dụng phần mềm trên một thiết bị di động hay máy tính? Và máy tính của bà là máy PC hay máy tính xách tay?

– Mục đích sử dụng chính của bà là thu hút thật nhiều khách hàng, quản lý nhân viên, quản lý kho,… .

Một lần nữa, cảm ơn bà đã quan tâm. Tôi hy vọng bà sẽ tìm thấy phần mềm phù hợp nhất cho nhu cầu kinh doanh của mình.

Trân trọng,

(Tên người viết hoặc doanh nghiệp)

Kết luận

Trên đây là những chia sẻ của Atosa về cách trả lời email chuyên nghiện dễ dàng, nhanh chóng. Hy vọng rằng những thông tin này sẽ là tài liệu tham khảo bổ ích giúp bạn trong công việc.

5/5 - (1 bình chọn)

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

Bài viết liên quan