Việc kiểm kê hàng tồn kho là rất cần thiết đối với mỗi công ty, đơn vị kinh doanh. Vậy kiểm kê hàng tồn kho là gì? Có những lưu ý gì khi kiểm kê hàng tồn kho? Bài viết dưới đây của Atosa sẽ chia sẻ cho bạn những phương pháp kiểm kê hàng tồn kho hiệu quả nhất
Kiểm kê hàng tồn kho là gì?
Kiểm kê hàng tồn kho được hiểu là việc cân, đếm số lượng hàng hoá còn trong kho. Xác nhận và đánh giá số lượng, chất lượng và giá trị của tài sản trong kho tại thời điểm kiểm tra để đối chiếu với dữ liệu được ghi lại.
Thời điểm nào cần kiểm kê? Có cần kiểm kê hàng tồn kho thường xuyên không? Câu trả lời là tùy theo từng doanh nghiệp và loại hình kinh doanh của doanh nghiệp đó. Thời điểm kiểm kê có thể khác nhau, doanh nghiệp có thể điều chỉnh cho phù hợp, ví dụ:
- Cuối kỳ kế toán của năm, trước khi kế toán lập Báo cáo tài chính
- Khi thực hiện việc chia – tách – sáp nhập, giải thể doanh nghiệp hoặc chấm dứt hoạt động, phá sản, bán hoặc cho thuê doanh nghiệp
- Đơn vị/Doanh nghiệp thực hiện chuyển đổi hình thức sở hữu
- Quy định của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền yêu cầu đánh giá lại tài sản doanh nghiệp
- Các trường hợp khác theo quy định pháp luật…
Doanh nghiệp có thể kiểm kê hàng tồn kho toàn bộ hoặc theo từng phần. Trong đó, kiểm kê toàn bộ là việc áp dụng đối với tất cả các mặt hàng tài sản, hàng hoá, trang thiết bị… của đơn vị. Còn kiểm kê từng phần chỉ trong phạm vi của một số mặt hàng cụ thể.
Thời gian tiến hành kiểm kê: Kiểm kê định kỳ (Đã lên lịch trước) hoặc kiểm kê bất thường (không quy định thời hạn trước).
Các phương pháp kiểm kê hàng tồn kho
Thông thường, có 2 phương pháp kiểm kê hàng tồn kho đó là phương pháp kiểm kê hàng tồn kho theo định kỳ và phương pháp kê khai thường xuyên.
2.1 Phương pháp kê khai định kỳ
Tính chất, nội dung của phương pháp:
- Phản ánh hàng hoá tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ không thường xuyên, không liên tục. Phương pháp này không phản ánh được từng đợt xuất/nhập hàng hoá trong kỳ
- Giá trị hàng hoá xuất kho trong kỳ được tính vào cuối kỳ
- Giá trị hàng hóa xuất kho = giá trị hàng tồn kho đầu kỳ + tổng trị giá hàng hóa nhập kho trong kỳ – giá trị hàng tồn kho cuối kỳ
Chứng từ sử dụng:
- Phiếu nhập kho và phiếu xuất kho
- Biên bản kiểm kê vật tư và biên bản kiểm kê hàng hóa.
Chứng từ nhập/xuất kho và biên bản kiểm kê hàng hóa chỉ được chuyển đến phòng kế toán kho và bộ phận quản lý kho vào cuối kỳ.
Đối tượng áp dụng:
- Các đơn vị kinh doanh mặt hàng có giá trị thấp, nhiều chủng loại, mặt hàng, quy cách, mẫu mã, số lượng lớn
- Các đơn vị chỉ sản xuất một loại hàng hóa, sản phẩm cụ thể
2.2 Phương pháp kê khai thường xuyên
Tính chất, nội dung của phương pháp:
- Phương pháp này có thể theo dõi thường xuyên, liên tục, thực hiện có hệ thống
- Phản ánh tình hình nhập kho, xuất kho, số lượng thực tế hàng hóa tồn kho
- Giá trị hàng hóa xuất kho có thể tính toán ở bất kỳ thời điểm nào
- Trị giá hàng hóa tồn kho cuối kỳ = Trị giá hàng hóa tồn kho đầu kỳ + Trị giá hàng hóa nhập kho trong kỳ – Trị giá hàng xuất kho trong kỳ
Chứng từ sử dụng:
- Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho
- Biên bản kiểm kê vật tư, biên bản kiểm kê hàng hóa
Đối tượng áp dụng:
- Đơn vị sản xuất: xây dựng, công nghiệp, lắp đặt,…
- Đơn vị thương nghiệp kinh doanh mặt hàng có giá trị lớn: thiết bị điện tử, máy móc, dụng cụ công nghệ,…
6 quy định về kiểm kê hàng tồn kho bạn cần nắm rõ
- Trước khi kiểm kê: các đơn vị cần lên kế hoạch trước để quá trình kiểm kê diễn ra hiệu quả. Chủ động gửi thông báo đến nhân viên và các bộ phận liên quan để chuẩn bị. Nếu cần, doanh nghiệp có thể thông báo cho đối tác, khách hàng vào ngày thực hiện kiểm kê.
- Phân công nhân sự: cần phân công cụ thể người tham gia và chịu trách nhiệm thực hiện kiểm kê. Việc kiểm kê hàng hoá thường do thủ kho và kế toán phối hợp thực hiện. Nhân sự cần có kế hoạch cụ thể về việc kiểm kê hàng hoá theo thứ tự khu vực, xếp loại mã mặt hàng ưu tiên và kiểm kê trong thời gian nào.
- Phân loại sản phẩm tồn kho: các đơn vị nên chia khu vực và số lượng hàng hoá thành nhiều nhóm khi kiểm kê. Ví dụ: nhóm X gồm các mặt hàng có giá trị cao, số lượng tồn kho ít. Nhóm Y bao gồm các mặt hàng giá trị thấp, khả năng bán nhanh, số lượng lớn. Việc phân chia hàng hóa kiểm kê theo nhóm giúp doanh nghiệp chủ động và tối ưu quá trình kiểm kê hơn.
- Theo dõi thông tin sản phẩm: khi kiểm kê cần ghi lại tất cả các thông tin về sản phẩm như: Mã vạch, SKU, xuất xứ, số lô, nhà cung cấp,… Các thông tin đó cần được theo dõi để tối ưu chi phí quản lý hàng hóa trong kho.
- Nhất quán trong phong cách làm việc: các nhân viên tham gia kiểm kê cần thống nhất theo 1 quy trình làm việc. Cần đảm bảo sự hợp tác giữa nhân sự tham gia kiểm kê để tránh những sai sót không đáng có.
- Ứng dụng công nghệ vào kiểm kê hàng hóa: doanh nghiệp có thể ứng dụng các công nghệ tiên tiến để hỗ trợ quy trình kiểm kê hàng tồn kho nhanh gọn, hiệu suất, chính xác khá phổ biến và đem lại nhiều lợi ích.
Lưu ý quan trọng trong kiểm kê hàng tồn kho
Một số lưu ý quan trọng khi kiểm kê hàng tồn kho mà doanh nghiệp cần để ý:
- Nên chọn thời điểm kiểm kê vào lúc ít khách
- Cẩn thận kiểm kê, tránh tình trạng đếm nhầm, ghi nhầm thông tin hàng hoá
- Cần ghi lại số liệu chính xác về hàng hoá để đối chiếu
- Đảm bảo phần mềm quản lý đã được cập nhật trước khi kiểm kê hàng tồn kho
- Nắm được thông tin hàng tồn kho, từ đó có giải pháp và đề xuất phương án điều chỉnh phù hợp…
Ngoài ra, doanh nghiệp nên thực hiện kiểm kê hàng tồn kho bằng cách phân nhỏ các nhóm hàng. Phân chia nhóm sản phẩm ưu tiên, nhóm sản phẩm bán nhanh… Cùng với đó, việc ứng dụng công nghệ thông minh sẽ hỗ trợ doanh nghiệp rất nhiều trong kiểm kê hàng hoá.
Lưu ý: doanh nghiệp nên ưu tiên hệ thống phần mềm trên cùng một nền tảng để dễ dàng quản lý.
Kết luận
Trên đây là bài viết chia sẻ các phương pháp kiểm kê hàng tồn kho hiệu quả nhất, cập nhập mới 2023. Hy vọng những thông tin trên từ Atosa cung cấp sẽ giúp ích cho bạn trong quá trình kiểm kê hàng tồn kho!
Xem thêm:
