Quản lý kho hàng là một công việc đòi hỏi không ít khó khăn đòi hỏi một quy trình quản lý tối ưu, đồng bộ tử doanh nghiệp. Đặc biệt đối với những doanh nghiệp, cửa hàng có số lượng hàng hoá nhiều và thông tin phức tạp thì quản lý kho càng khó khăn hơn. Việc này đòi hỏi doanh nghiệp cần sử dụng công cụ hỗ trợ quản lý giúp tối ưu cho hoạt động kinh doanh.
Trong đó, Excel là phần mềm thông dụng, dễ sử dụng và đặc biệt vô cùng đắc lực mà mỗi doanh nghiệp nên biết. Bài viết dưới đây của Atosa sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về viện quản lý kho bằng Excel, hãy cùng tìm hiểu ngay nhé!
Lợi ích khi quản lý kho bằng Excel
Excel nhưng một ứng dụng văn phòng “vạn năng” có hữu ích rất lớn giúp doanh nghiệp thống kế và tổng hợp dữ liệu hiệu quả. Đặc biệt, đối với việc ứng dụng trong quản lý kho, phần mềm excel sẽ mang đến những lợi ích
Đơn giản, dễ sử dụng khi quản lý kho bằng Excel
Excel là một ứng dụng không còn quá xa lại đối với mỗi chúng ta. Đây là một phần mềm xử lý bảng tính nằm trong bộ Microsoft Office của hãng phần mềm Microsoft. Excel được thiết kế thân thiện, dễ sử dụng và được ứng dụng trong nhiều công việc, lĩnh vực khác nhau của đời sống. Đặc biệt, Excel là phần mềm được sử dụng nhiều để quản lý kho vì những tính năng ưu việt của nó.
Thống kê dữ liệu chi tiết
Một trong những ưu điểm lớn nhất của việc sử dụng Excel trong quản lý kho là giúp người dùng thống kê các số liệu, hoạt động quản lý kho hàng vô cùng chi tiết. Bạn có thể đưa bất cứ thông tin gì về kho hàng lên phần mềm như: thông tin sản phẩm, số lượng, thời điểm xuất/nhập kho, lượng hàng tồn, màu sắc…
Chỉ với giao diện đơn giản, Excel cung cấp cho doanh nghiệp một lượng lớn “đồ sộ” các bảng tính với các hàm số giúp quá trình thu thập, theo dõi, phân tích và tìm kiếm thông tin số liệu trở nên dễ dàng hơn.
Báo cáo, thống kê
Excel là một phần mềm dùng để báo cáo và thống kê tình hình quản lý kho hàng dễ dàng, người dùng có thể sử dụng các dạng biểu, sơ đồ có sẵn trên Excel. Tuỳ thuộc vào mục đích thống kê mà bạn có thể sử dụng các định dạng biểu đồ cụ thể để báo cáo chi tiết.
Không mất chi phí sử dụng
Điểm cộng vô cùng lớn và cũng là lợi ích không kém phần quan trọng khi quản lý kho hàng bằng Excel là việc này hoàn toàn miễn phí. Không giống một số phần mềm quản lý kho khác mất phí khi sử dụng, đối với Excel, bạn sẽ không phải trả bất cứ một khoản phí nào khi sử dụng.
Cần chuẩn bị những gì trước khi quản lý kho bằng Excel
Để chuẩn bị cho việc quản lý kho bằng Excel, bản cần chuẩn bị cho mình một vài thứ dưới đây:
Chuẩn bị kiến thức để sử dụng Excel
Ngoài việc tìm hiểu giao diện chung của Excel hay một vài công cụ cơ bản. Bạn cần tìm hiểu và cách sử dụng một số hàm trong Excel như:
- Hàm tổng (SUM)
- Hàm điều kiện (If)
- Hàm tìm kiếm (Lookup)
- Hàm giá trị (Vlookup)…
Đây là những hàm rất thường gặp khi quản lý kho bằng Excel, những kiến thức này có thể bạn đã tiếp thu ở trường học. Nếu chưa nắm rõ bạn có thể trau dồi bằng cách tham gia thêm một số khóa học cơ bản hoặc tự tìm hiểu thông qua các thông tin trên Internet.
Chuẩn bị ứng dụng Office Microsoft, máy tính
Để thuận tiện trong việc sử dụng Excel để quản lý kho, bạn nên có cho mình một chiếc máy tính và bộ Office Microsoft phiên bản phù hợp nhất (hiện nay bạn có thể chọn phiên bản từ 2010 trở lên để cập nhật những tính năng mới nhất của Excel nhé)
Hướng dẫn các bước quản lý kho bằng Excel
Để quản lý kho bằng Excel một cách hiệu quả, hãy thực hiện theo 2 bước sau:
Bước 1: Tạo file excel để quản lý dữ liệu
Trước tiên, để sử dụng Excel trong việc quản lý kho, doanh nghiệp cần tạo một file mới với đầy đủ thông tin cần thiết về dữ liệu của kho như: bảng số liệu, danh sách hàng hóa, mã phiếu nhập kho, xuất kho…
Bạn cần điền đầy đủ thông tin trên file, với hàng hoá cần có số liệu cụ thể về hàng hoá như: mã số, chủng loại, số lượng, nhãn hiệu…
Với thông tin về nhập – xuất kho thì cần phải có đầy đủ số thứ tự, tên, hàng hóa, nhãn hiệu, đơn vị tính, số lượng, giá và thành tiền.
Bước 2: Tính toán số lượng và giá trị hàng tồn kho
Sau khi bạn đã có bảng số liệu và thông tin xuất – nhập kho, hãy sử dụng các hàm tính trong Excel để tính toán số lượng hàng hoá, trích xuất thông tin hay xem tình trạng tồn kho.
Đến đây, rất nhiều bạn cho rằng cần phải biết rất nhiều công thức, hàm tính đặc biệt trong Excel mới có thể làm được. Tuy nhiên, chúng ta chỉ cần tìm hiểu kỹ 3 hàm số cơ bản là Vlookup, Sumif và Iferror đã có thể tính được số lượng hàng hoá cũng như thông tin hàng tồn.
Hàm VLOOKUP là một hàm đặc biệt hữu ích trong Excel giúp bạn dò danh mục hàng hoá và trả về dữ liệu tương ứng một cách đơn giản. Hàm Sumifs hỗ trợ trong việc tính số lượng hàng hóa và chi phí nhập xuất theo từng mã hàng. Sau cùng là hàm iferror, hàm này giúp cho bạn sử dụng Vlookup một cách dễ dàng cũng như chuyện nghiệp hơn.
Việc sử dụng hàm số trong Excel được các chuyên gia cho rằng chỉ phù hợp với các doanh nghiệp có số lượng hàng hoá nhỉ. Nếu doanh nghiệp có quy mô lớn có thể sử dụng các phần mềm quản lý kho hàng để đạt hiệu quả cao hơn.
Ưu điểm và nhược điểm của quản lý kho bằng Excel
Ưu điểm
Miễn phí: Có lẽ ưu điểm lớn nhất khi quản lý kho hàng bằng Excel là nó hoàn toàn miễn phí. Tất cả những gì bạn cần là một chiếc Laptop đã cài sẵn phiên bản Microsoft Office và tạo một file mới trên Excel để bắt đầu quản lý kho hàng.
Linh hoạt: Bạn có thể chủ động và linh hoạt cập nhật, chỉnh sửa trực tiếp dữ liệu, các thông tin về giao dịch nhập xuất, thông tin hàng hóa, thông tin khách hàng,… Đồng thời, cho phép tạo báo cáo phù hợp tùy theo lựa chọn của bạn.
Nhược điểm
Mặc cũng tính hiệu quả của việc sử dụng Excel để quản lý là khá cao, nhưng phần mềm nào cũng không thể tránh khỏi những hạn chế. Một số nhược điểm của Excel:
Việc Excel không được đồng bộ, một người chỉ có thể làm việc trên một tập tin khiến việc truyền dữ liệu không được tối ưu, thêm nhân lực để quản lý hiệu quả và không thể cập nhật số liệu liên tục giữa các phòng ban.
Hiện nay, để khắc phục được vấn đề này thì bạn có thể sử dụng điện toán đám mây “Google sheet” để nhiều người có thể chỉnh sửa và làm việc được trên một File. Tuy nhiên, bạn cũng cần có những kiến thức cơ bản để có thể sử dụng hiệu quả trong việc quản lý kho hàng.
Tham khảo các mẫu File quản lý kho bằng Excel miễn phí
Mẫu quản lý kho bằng excel
Mẫu quản lý xuất nhập kho
Mẫu báo cáo tình hình bán hàng bằng excel
Mẫu báo cáo vật tư xuất nhập tồn
Mẫu báo cáo quản lý bán hàng online
Kết luận
Với những thông tin trên, việc quản lý kho hàng bằng Excel sẽ phù hợp với những cửa hàng, doanh nghiệp quy mô nhỏ. Điều này giúp cho việc kiểm soát thông tin một cách gọn gàng và tiết kiệm chi phí hơn. Còn nếu bạn là các cửa hàng, doanh nghiệp có quy mô lớn thì nên sử dụng các phần mềm quản lý kho khác để tối ưu dữ liệu.
Xem thêm