Thông thường các doanh nghiệp kinh doanh sẽ phải thực hiện kiểm kê hàng tồn kho hàng tháng để đảm bảo quản lý chặt chẽ số lượng hàng hoá. Vì vậy, trong bài viết dưới đây Atosa sẽ giới thiệu đến bạn các cách xử lý chênh lệch hàng tồn kho cực hiệu quả mới nhất năm 2023.
Hướng dẫn cách hạch toán chênh lệch sau khi kiểm kê hàng tồn kho
Việc hạch toán chênh lệch sau khi kiểm kê hàng tồn kho vô cùng quan trọng và được xếp ở mức ưu tiên trong hệ thống quản lý hàng hoá của doanh nghiệp. Nhờ việc hạch toán chênh lệch định kỳ và thường xuyên, doanh nghiệp có thể phát hiện kịp thời những vấn đề phát sinh đối với hàng hóa trong kho, từ đó đưa ra được các giải quyết hợp lý. Như vậy, việc kiểm kê số lượng hàng hóa, nguyên vật liệu,… sẽ giúp doanh nghiệp nắm được chính xác số lượng cũng như quản lý được chất lượng của các sản phẩm mà doanh nghiệp đang kinh doanh.
Thông thường, sau khi kiểm kê hàng tồn kho sẽ xảy ra 2 trường hợp chênh lệch như sau:
1. Hạch toán chênh lệch sau khi kiểm kê hàng tồn kho bị thiếu: Tức hàng tồn kho sau khi kiểm kê sẽ bị thiếu hụt so với số liệu trên sổ sách. Khi đó, kế toán cần tìm ra nguyên nhân và điều chỉnh số liệu sao cho khớp đúng với số lượng thực tế.
Trong trường hợp kế toán vẫn chưa tìm được nguyên nhân dẫn đến thiếu hụt hàng hoá so với sổ sách, kế toán sẽ thực hiện ghi sổ như sau:
- Nợ TK 1381: Tài sản thiếu chờ xử lý
- Có TK 152, 153: Nguyên liệu, vật liệu hoặc Công cụ, dụng cụ
- Có TK 155: Thành phẩm
- Có TK 156: Hàng hóa
Trong trường hợp số hàng hoá thực tế thiếu trong định mức cho phép, kế toán sẽ thực hiện ghi sổ:
- Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán
- Có TK 152: Nguyên vật liệu
Ngược lại, khi thiếu ngoài định mức chưa xác định nguyên nhân, kế toán sẽ thực hiện ghi sổ:
- Nợ TK 1381: Tài sản thiếu chờ xử lý
- Có TK 152: Nguyên liệu, vật liệu
Trường hợp đã có biên bản xử lý về hàng tồn kho bị hao hụt, kế toán căn cứ vào đó và ghi sổ như sau:
- Nợ TK 111, 334,… (Đây là phần mà tổ chức, cá nhân phải bồi thường)
- Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán (Bao gồm các khoản hao hụt của hàng tồn kho, sau khi đã trừ đi phần bồi thường của tổ chức, cá nhân gây ra và được phản ánh vào giá vốn hàng bán)
- TK 1381: Tài sản thiếu chờ xử lý
Trường hợp thiếu hụt hàng hóa do bên giao hàng, cần yêu cầu bên bán giao bù, kế toán ghi sổ:
- Nợ TK 152
- Nợ TK 153
- Nợ TK 155
- Nợ TK 156
- Có TK 1381
Trường hợp lỗi do quản lý, cá nhân sẽ phải chịu trách nhiệm, kế toán sẽ ghi sổ:
- Nợ TK 1388
- Nợ TK 1111 (Nếu thu bằng tiền mặt) Hoặc Nợ TK 334 (Nếu trừ lương)
- Có TK 1381
Trường hợp có biên bản xử lý của cấp có thẩm quyền:
- Nợ TK 111,
- Nợ TK 1388
- Nợ TK 334
- Nợ TK 632
- Nợ TK 811
- Có TK 1381: Tài sản thiếu chờ xử lý
Trường hợp đã xác định được nguyên nhân và người chịu trách nhiệm bồi thường:
- Nợ TK 138
- Nợ TK 334
- Nợ TK 632
- Có TK 621
- Có TK 627
- Có TK 152
- Có TK 153
- Có TK 155
- Có TK 156
- Có TK 111
- Có TK 112
Trường hợp không tìm được nguyên nhân, kế toán dựa vào quyết định của giám đốc để hạch toán vào các chi phí khác:
- Nợ TK 811
- Có TK 1381
2 Hạch toán chênh lệch sau khi kiểm kê hàng tồn kho thừa: Tức hàng tồn kho sau khi kiểm kê sẽ dư thừa so với số liệu trên sổ sách. Khi đó, kế toán cần tìm ra nguyên nhân và điều chỉnh số liệu sao cho khớp đúng với số lượng thực tế.
Trường hợp chưa xác định được nguyên nhân, kế toán ghi sổ như sau:
- Nợ TK 152: Thừa nguyên liệu, vật liệu
- Nợ TK 155: Thừa thành phẩm
- Nợ TK 156: Thừa hàng hóa
- Có TK 3381: Tài sản thừa chưa rõ nguyên nhân chờ xử lý
Khi hàng hóa thừa trong định mức, kế toán sẽ thực hiện ghi sổ:
- Nợ TK 152: Nguyên vật liệu
- Có TK 632: Giá vốn hàng bán
Nếu hàng hóa thừa trên định mức và chưa xác định nguyên nhân, kế toán sẽ thực hiện ghi sổ:
- Nợ TK 152: Nguyên vật liệu
- Có TK 3381: Tài sản thừa chờ xử lý
Khi đã có biên bản xử lý của cấp có thẩm quyền, kế toán sẽ thực hiện ghi sổ:
- Nợ TK 3381: Tài sản thừa chờ xử lý
- Có TK 411
- Có TK 632
- Có TK 3388
- Có TK 642
- Có TK 711
Quy trình kiểm kê tồn kho như thế nào
Trước khi kiểm kê hàng tồn kho, cá nhân chịu trách nhiệm tổng thể công việc này cần thông báo và phân công cụ thể nhiệm vụ cho các bộ phận, cá nhân khác.
- Bước 1: Lập bảng kê khai hàng tồn kho theo danh sách được sắp xếp theo thứ tự và khu vực rõ ràng
- Bước 2: Chia các nhóm để kiểm tra (ít nhất 2 người ghi số liệu độc lập) và số lượng hàng tồn kho đã được kiểm tra sẽ được dán nhãn đánh dấu để tránh nhầm lẫn.
- Bước 3: Tiến hành đối chiếu chéo giữa 2 người về số lượng hàng tồn kho. Nếu có chênh lệch, 2 nhân viên cần kiểm kê một lần nữa để đưa ra số liệu chính xác và khớp sổ sách nhất.
- Bước 4: Khi đã chốt số lượng hàng tồn kho thực tế xong, đối chiếu số lượng hàng hóa tồn kho trên sổ sách cùng thời điểm. Nếu có sự chênh lệch thì cần tìm ra nguyên nhân hoặc trao đổi thông tin với người chịu trách nhiệm quản lý kho – thủ kho.
- Bước 5: Tìm được nguyên nhân hoặc vấn đề thì cần ghi chú lại làm căn cứ điều chỉnh số lượng hàng hóa cho phù hợp với số liệu đã kiểm tra.
- Bước 6: Lập biên bản về quy trình kiểm tra hàng tồn kho, rút ra kết luận và đề xuất phương án xử lý nếu gặp trường hợp hàng kém phẩm chất, chậm luân chuyển, gần đến hạn sử dụng… cùng với yêu cầu xác nhận của các bên có liên quan.
Một số kinh nghiệm xử lý chênh lệch hàng tồn kho
- Kiểm kê hàng tồn kho định kỳ và thường xuyên
- Sử dụng một số phần mềm để hỗ trợ việc kiểm kê hàng tồn kho, qua đó giúp tiết kiệm thời gian, nhân lực cũng như đảm bảo độ chính xác cao, hạn chế chênh lệch
Mẫu biên bản xử lý chênh lệch hàng tồn kho
Kết luận
Trên đây là hướng dẫn chi tiết các xử lý chênh lệch hàng tồn kho cực hiệu quả năm 2023 mà Atosa gửi đến bạn.
Xem thêm: