Trả lời tin nhắn khách hàng tưởng đơn giản song lại là một trong những yếu tố quyết định tâm trạng cũng như ý thức của khách hàng đối với việc chốt đơn các sản phẩm của doanh nghiệp bạn. Vậy làm thế nào để trả lời tin nhắn khách hàng một cách nhanh chóng mà vẫn dễ dàng “chiều lòng” được các “thượng khách”. Cùng Atosa khám phá ngay các mẫu tin nhắn trả lời khách hàng nhanh chóng, hiệu quả nhất năm 2023 trong bài viết dưới đây nhé!

Hướng dẫn cách tư vấn khách hàng qua tin nhắn

Các doanh nghiệp hiện nay luôn hướng đến việc chăm sóc khách hàng tại mọi điểm chạm, vì vậy ngay từ bước tư vấn mua hàng qua tin nhắn cũng cần được chú trọng để mang lại những trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng. Bạn cần đảm bảo rằng những tin nhắn trả lời tư vấn với khách hàng phải lịch sự, chuyên nghiệp, nhiệt tình và cung cấp đầy đủ, trong tâm vào thông tin mà khách hàng đang muốn biết. Điều này sẽ góp phần thúc đẩy khách hàng đưa ra quyết định mua sắm hơn.

Cụ thể, một số lưu ý dưới đây bạn cần nằm lòng để có thể tư vấn khách hàng qua tin nhắn một cách hiệu quả hơn:

• Giới thiệu bản thân: Hãy bắt đầu bằng việc giới thiệu qua về bản thân mình để củng cố phần nào niềm tin của khách hàng
• Trả lời tin nhắn một cách nhanh chóng: Luôn trả lời tin nhắn khách hàng một cách nhanh nhất có thể, vì việc chờ đợi có thể giảm tỉ lệ chốt đơn của khách hàng
• Không nhắn tin quá dồn dập: Trả lời nhanh là một điểm cộng nhưng nếu bạn gửi dồn dập các tin nhắn khi khách hàng vẫn chưa trả lời thì lại phản tác dụng. Khi đó, khách hàng sẽ cảm thấy “hoang mang” nhẹ vì bạn quá “nhiệt tình”
• Không sử dụng nhiều từ chuyên ngành, tiếng lóng, tiếng địa phương hay từ viết tắt: Điều này sẽ khiến khách hàng cảm thấy bạn không được chuyên nghiệp. Ngoài ra, nếu cần phải sử dụng từ chuyên ngành hãy cố gắng giải thích một cách sát nghĩa nhất từ này để khách hàng có thể hiểu được tường tận nha.
• Tránh viết in hoa tất cả chữ cái: Bởi việc này sẽ khiến khách hàng cảm thấy bạn đang to tiếng với họ vậy
• Tránh lạm dụng tin nhắn tự động: Việc này sẽ khiến cuộc trò chuyện trở nên nhàm chán và bạn cũng sẽ khó khai thác hay duy trì kết nối với các khách hàng tiềm năng

>>> Hướng dẫn cách chào khách hàng qua tin nhắn hiệu quả nhất

Tổng hợp các mẫu trả lời khách hàng hiệu quả

1. Mẫu tin nhắn trả lời khách hàng xác nhận vấn đề

Với các khách hàng chủ động inbox để tìm hiểu thêm về sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp bạn, bạn có thể trả lời một cách lịch sự lại như sau để xác định vấn đề mà khách hàng đang quan tâm, từ đó sẽ có cách tư vấn hiệu quả nhất.

• Chào bạn/anh/chị! Không biết bạn đang quan tâm đến dịch vụ/sản phẩm nào của chúng tôi?
• Chúng tôi có thể giúp gì được cho bạn/anh/chị?
• Xin chào! Bạn muốn shop tư vấn sản phẩm nào ạ?

2. Mẫu tin nhắn trả lời khách hàng khiếu nại

Đây là một trong những trường hợp trả lời tin nhắn khá nhạy cảm, vì nếu không khéo bạn có thể sẽ mất một khách hàng tiềm năng. Để giải quyết vấn đề này, bạn buộc phải trở thành một chuyên gia tư vấn, giải đáp các thắc mắc từ khách hàng. Từ đó đề xuất những hướng giải quyết tốt nhất cho cả hai bên, đặc biệt luôn đảm bảo quyền lợi cho khách hàng trong khả năng và chịu phần thiệt hơn về mình.

Tham khảo mẫu trả lời tin nhắn sau:

• Chào bạn, đã nhận được khiếu nại của anh/chị về dịch vụ tư vấn bán hàng này. Chúng tôi rất tiếc với những trải nghiệm không hoàn hảo của bạn khi mua sắm tại cửa hàng. Shop xin đề xuất hướng giải quyết abc. Sau lần này, shop cũng sẽ nghiêm túc rút kinh nghiệm, thực hiện đào tạo lại dịch vụ tư vấn tại các cửa hàng. Hy vọng sẽ tiếp tục nhận được sự đồng hành của bạn trong thời gian tới!

3. Mẫu tin nhắn trả lời khách hàng chốt đơn

Đến bước cuối cùng khi khách hàng còn đang phân vân không biết có nên chốt đơn hay không thì bạn hãy nhanh chóng “tấn công” với các mẫu tin nhắn dưới đây nhé:

• Dạ em thấy sản phẩm này rất phù hợp với nhu cầu của mình, số lượng sản phẩm còn lại trong kho cũng đang rất ít nên nếu lỡ đợt hàng này thì phải chờ rất lâu nữa ạ.
• Hôm nay sản phẩm mà anh/chị quan tâm đang được khuyến mại với giá chưa từng có kèm freeship đó ạ!
• Hôm nay, bên em đang có chương trình mua 1 tặng 1, nên nếu anh/chị mua sản phẩm này hôm nay thì giá rất ưu đãi luôn ạ!

4. Mẫu tin nhắn trả lời khách hàng giới thiệu sản phẩm

Một số mẫu tin nhắn giúp bạn tư vấn sản phẩm/dịch vụ một cách hiệu quả và đúng trọng tâm:

• Chào chị, sản phẩm váy đầm được là thiết kế độc quyền của bên em cho mùa lễ hội năm nay, rất phù hợp để mặc đi dự tiệc. Chị cũng có thể mặc phối với áo blazer hay áo dạ dáng dài đều đẹp ạ.
• Bên em hiện có các dòng máy tốt, chất lượng như Macbook có sở hữu thiết kế sang trọng và tinh tế, có tông màu hồng chủ đạo. Thương hiệu máy tính này cũng có độ phân giải lớn, màn hình HD, bảo mật thông tin. Đồng thời chống lại sự xâm nhập của virus.
• Hiện nay, bên em có dòng sản phẩm Dell – máy tính phù hợp với sinh viên. Đây là sản phẩm có độ bền bỉ, ổn định có thể phục vụ những công việc có cường độ lớn. Ngày 20/10 tới, bên shop em có chương trình ưu đãi hấp dẫn khi khách đặt hàng trong dịp này đó ạ!

5. Mẫu tin nhắn trả lời nhanh Facebook

Khi bạn chưa kịp trả lời khách hàng thì những mẫu tự động này sẽ “cứu cánh” bạn ngay đó:

• Trả lời về giá: Chào bạn, giá của sản phẩm bên mình có giá xxx, hiện tại sản phẩm bên mình đang có chương trình khuyến mãi,…
• Trả lời về điểm mạnh của sản phẩm: Chào bạn, với một số tính năng nổi bật của sản phẩm như dưỡng da trắng hồng, trị mụn nám và tàn nhang,… Các vấn đề về da sẽ được cải thiện, không cải thiện sẽ được hoàn tiền ạ. (Soạn sẵn những các đặc điểm, cũng như tính ưu việt của sản phẩm)
• Trả lời về chính sách bảo hành của sản phẩm: Chào bạn, sản phẩm được công ty bảo hành trong vòng 24 tháng,… bạn nhé. (Bổ sung đầy đủ về thời gian cũng những chính sách bảo hành đi kèm của doanh nghiệp bạn)
• Trả lời về địa chỉ cửa hàng: Chào bạn, cửa hàng của mình hiện đang có hai cơ sở tại… (Ghi rõ các cơ sở của cửa hàng kèm theo SĐT liên hệ ở từng cơ sở)
• Trả lời về chính sách miễn phí vận chuyển: Chào bạn, nếu hóa đơn trên 200k và chuyển khoản trước thì bên mình sẽ miễn ship ạ. (Trả lời theo đúng chính sách hiện đang được áp dụng tại shop)

6. Mẫu tin nhắn trả lời nhanh Shopee

Tương tự Facebook, Shopee cũng có những mẫu trả lời nhanh hiệu quả dưới đây:

• Tin nhắn chào hỏi: Chào mừng bạn đến với Shop của chúng tôi.
• Tin nhắn chứa thông tin về sản phẩm: Rất vui vì bạn đã thích món đồ này. Chúng tôi hiện có sẵn 3 size để bạn lựa chọn, bạn có thể tham khảo bảng size trong ảnh dưới cùng nhé.
• Tin nhắn thông báo tình trạng của sản phẩm: Sản phẩm này còn hàng và đã sẵn sàng giao cho đơn vị vận chuyển. Chúng tôi sẽ cố gắng giao mặt hàng trong vòng 48 tiếng tiếp theo./ Sản phẩm này hiện đang tạm hết hàng, rất xin lỗi quý khách.
• Tin nhắn thông báo tình trạng của đơn hàng: Chúng tôi đã giao đơn hàng cho đơn vị vận chuyển./ Tuyệt vời! Bạn đã nhận được sản phẩm. Hi vọng bạn sẽ hài lòng với sản phẩm và sẽ để lại đánh giá/nhận xét cho Shop nhé./ Chào bạn, không biết là bạn đã nhận được đơn hàng đặt mua chưa ạ?
• Tin nhắn cảm ơn: Cảm ơn bạn vì đã ủng hộ Shop nhé, hi vọng sản phẩm sẽ làm bạn hài lòng./ Shop rất vui khi được phục vụ bạn!
• Tin nhắn xin lỗi: Chúng tôi rất lấy làm tiếc vì sự cố và đã làm quý khách không hài lòng. Shop có thể giúp gì cho bạn nữa không?

7. Mẫu tin nhắn trả lời nhanh Tiktok

Mẫu tin nhắn nhanh trả lời trên Tiktok cũng sẽ tương tự như trên:

• Tin nhắn chào hỏi: Shop xin chào, cảm ơn bạn đã quan tâm tới các sản phẩm của Shop, nhân viên hỗ trợ sẽ liên hệ với bạn trong thời gian sớm nhất
• Tin nhắn chứa thông tin về sản phẩm: Rất vui vì bạn đã quan tâm sản phẩm này Chúng tôi hiện có sẵn 2 màu để bạn lựa chọn, bạn có thể tham khảo thêm ở các ảnh đính kèm.
• Tin nhắn thông báo tình trạng của sản phẩm: Sản phẩm này còn hàng và đã sẵn sàng giao cho đơn vị vận chuyển. Chúng tôi sẽ cố gắng giao mặt hàng trong vòng 48 tiếng tiếp theo./ Sản phẩm này hiện đang tạm hết hàng, rất xin lỗi quý khách.
• Tin nhắn xác nhận vấn đề của khách hàng: Cảm ơn bạn đã liên hệ, tôi có thể giúp gì cho bạn hôm nay?
• Tin nhắn cảm ơn: Cảm ơn bạn vì đã ủng hộ Shop nhé, hi vọng sản phẩm sẽ làm bạn hài lòng./ Shop rất vui khi được phục vụ bạn!
• Tin nhắn xin lỗi: Chúng tôi rất lấy làm tiếc vì sự cố và đã làm quý khách không hài lòng. Shop có thể giúp gì cho bạn nữa không?

8. Mẫu tin nhắn trả lời nhanh Zalo

• Xin chào! Chào mừng bạn đến với shop. Để biết thêm thông tin về các dịch vụ và chương trình khuyến mãi, hãy nhấn “Xem thêm”. Xin cảm ơn!
• Chào bạn! Bạn muốn thư giãn và tận hưởng một trải nghiệm làm đẹp độc đáo? Hãy để chúng tôi giúp bạn. Vui lòng nhắn tin “Đặt lịch” để đặt chỗ hoặc “Tư vấn” để được tư vấn về dịch vụ phù hợp với bạn nhất. Cảm ơn bạn đã quan tâm đến [Tên Spa/Thẩm mỹ viện].
• Xin chào! Chúng tôi tự hào là địa chỉ uy tín về làm đẹp và chăm sóc sức khỏe. Hãy để chúng tôi mang đến cho bạn những liệu trình đẳng cấp và dịch vụ chuyên nghiệp. Để biết thêm thông tin chi tiết, hãy nhấn “Xem ngay”.

9. Mẫu tin nhắn vắng mặt

Nếu bạn vắng mặt thời gian dài, hãy sử dụng mẫu tin nhắn dưới đây để tránh khách hàng phải chờ đợi lâu nhé:

• Chào bạn, đã nhận được tin nhắn của bạn và sẽ trả lời lại ngay khi có thể, mong bạn thông cảm và chờ chúng mình một chút nhé!
• Chào bạn, hiện tại shop chưa thể trả lời bạn ngay vì bị quá tải tin nhắn. Nếu bạn không thể chờ thì hãy gọi hoặc nhắn tin đến số điện thoại này nhé. Để lại tin nhắn ở đây nếu bạn muốn được tư vấn kỹ hơn và có thể đợi. Cảm ơn bạn.
• Chào bạn, hiện cửa hàng đang trong thời gian nghỉ lễ, bắt đầu từ ngày và kết thúc vào ngày . Chúng tôi sẽ đọc tin nhắn và liên lạc với của bạn ngay sau khi chúng tôi quay lại. Chúng tôi mong muốn liên lạc với bạn trong năm tới.
• Cảm ơn về tin nhắn của bạn. Hiện tại cửa hàng chúng tôi đang đóng cửa. Cửa hàng sẽ tiếp tục mở trở lại vào ngày . Vui lòng đợi câu trả lời của chúng tôi sau thời gian này.

>>> “Bí quyết” chào hàng qua điện thoại khiến khách hàng không thể chối từ

Làm gì khi khách hàng không trả lời tin nhắn

Nếu khách hàng không trả lời tin nhắn bạn hoàn toàn có thể nhắc khéo khách hàng bằng những câu hỏi như “Không biết anh/chị còn băn khoăn gì về sản phẩm/dịch vụ cửa hàng em không ạ? hay chủ động gửi các chương trình khuyến mãi còn thời hạn. Nếu sau tin nhắn này mà khách hàng vẫn không trả lời thì có thể họ không còn hứng thú với sản phẩm của bạn nữa.

Kết luận

Trên đây là tất tần tật những mẫu tin nhắn trả lời khách hàng giúp bạn “ăn điểm” trong mắt họ. Chúc bạn sẽ áp dụng thật tốt và chốt được nhiều đơn nha!

Xem thêm: 

• Hướng dẫn cách gửi tin nhắn hàng loạt trên Zalo
• Hướng dẫn cách chăm sóc khách hàng qua Zalo hiệu quả