Đối với hoạt động kinh doanh, phiếu xuất kho là một trong những giấy tờ cần thiết và có vai trò vô cùng quan trọng. Phiếu xuất kho giúp chủ doanh nghiệp chủ động quản lý, thống kê hoạt động xuất hàng hóa trong kho một cách dễ dàng, tránh các tình trạng thiếu hụt hoặc xuất nhầm, xuất thiếu hàng trong quá trình buôn bán.
Vậy bạn đã biết phiếu xuất kho là gì? Có bao nhiêu loại phiếu xuất kho và cách viết phiếu xuất kho như thế nào? Hãy cùng Atosa khám phá ngay trong bài viết dưới đây nhé!
Phiếu xuất kho là gì?
Phiếu xuất kho thực chất là các chứng từ, văn bản được sử dụng trong việc chứng nhận các hoạt động xuất kho của từng loại vật liệu, công cụ, dụng cụ, vật tư xây dựng, sản phẩm, hàng hóa,… phục vụ cho quá trình sử dụng của doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức,…
Như vậy, phiếu xuất kho có vai trò quan trọng trong việc theo dõi, quản lý và thống kế số lượng vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa,… được sử dụng. Dựa trên phiếu xuất kho, kế toán có thể dễ dàng hạch toán được chi phí sản xuất cũng như phục vụ cho quá trình kiểm tra, giám sát các mức tiêu hao vật tư của doanh nghiệp.
Ngoài ra, phiếu xuất kho trong tiếng Anh còn được gọi là “Goods delivery note” hay “Inventory delivery voucher”. Vì vậy, khi làm ở các công ty liên doanh nước ngoài các bạn nhớ lưu ý từ vựng này nhé!
Sử dụng phiếu xuất kho sẽ giúp tăng tính chuyên nghiệp trong quản lý kho trong quá trình kinh doanh của doanh nghiệp. Qua đó, hỗ trợ các khâu lập kế hoạch, lập mô hình tiêu thụ, giảm thiểu chi phí, tính toán nhập kho hợp lý để đảm bảo quá trình luân chuyển trong kho được thực hiện đồng bộ, nhanh chóng hơn. Ngoài ra, phiếu xuất kho còn là cơ sở để bên quản lý doanh nghiệp có thể theo dõi và quản lý được tình trạng kho, tránh được tình trạng thất thoát trong nội bộ.
>>> Có thể bạn quan tâm: Tất tần tật thông tin về phiếu nhập kho mà bạn cần biết?
Phiếu xuất kho là gì? Tìm hiểu về phiếu xuất kho
Có mấy loại phiếu xuất kho?
Phiếu xuất kho căn bản cũng tương tự như các chứng từ, hóa đơn khác như phiếu thu, phiếu chi nên cũng được chia ra thành 03 loại chính sau:
- Liên 1: Được lưu ở bộ phận lập phiếu
- Liên 2: Thủ kho giữ để chèn vào thẻ kho, sau đó chuyển cho kế toán và để kế toán điền vào sổ sách kế toán
- Liên 3: Giao cho người nhận hàng giữ
Nội dung của phiếu xuất kho
Nội dung của phiếu xuất kho căn bản sẽ có các cột như sau:
Cột A. B: Ghi số thứ tự và tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất của vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa (số vật tư,sản phẩm, hàng hóa ghi trên hóa đơn)..
Cột C: Mã số (nếu có ghi theo hóa đơn)
Cột D: Đơn vị tính (ghi theo hóa đơn).
Cột 1: Ghi số lượng xuất theo yêu cầu của người (bộ phận) sử dụng trên chứng từ (hóa đơn hoặc lệnh xuất)
Cột 2: Thủ kho ghi thực tế số lượng sản phẩm khi xuất kho
Cột 3: Giá xuất kho là giá chưa bao gồm thuế giá trị gia tăng cho một đơn vị hàng hóa
Cột 4: Thành tiền
Dòng cộng: Cộng tổng giá trị cho các cột số lượng, đơn giá, thành tiền
Dòng số viết bằng chữ: Ghi diễn giải số tiền bằng chữ tổng số tiền ở cột thành tiền trên phiếu xuất kho
Nội dung trong phiếu xuất kho
Hướng dẫn cách viết phiếu xuất kho
Là một trong những giấy tờ quan trọng đối với việc kinh doanh nhưng các doanh nghiệp đã biết viết phiếu xuất kho thế nào cho đầy đủ và đúng nhất. Cùng Atosa tìm hiểu ngay nhé.
Khi lập phiếu xuất kho, các bạn phải ghi rõ số phiếu cũng như ngày, tháng, năm lập phiếu để sau này dễ dàng đối chiếu. Ngoài ra, cũng phải ghi rõ họ và tên người nhận hàng, tên đơn vị (bộ phận); số hóa đơn hoặc lệnh xuất kho, ngày, tháng, năm theo hóa đơn; lý do xuất kho, và tên kho xuất là gì. Các nội dung ở các cột khác điền tương tự như đã gợi ý ở phần “Nội dung phiếu xuất kho” bên trên.
Những lưu ý quan trọng khi viết phiếu xuất kho
Để viết phiếu xuất kho một cách chính xác và nhanh chóng, bạn cần lưu ý một số điểm sau:
Góc bên trái của Phiếu xuất kho phải ghi rõ tên của đơn vị và bộ phận xuất kho để phục vụ cho việc đối chiếu sau này. Phiếu xuất kho lập có thể lập cho một hoặc chung cho nhiều vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa nhưng phải cùng để phục vụ cho một một mục đích sử dụng hoặc cùng một đối tượng hạch toán chi phí.
Khi lập phiếu xuất kho phải ghi rõ: Họ tên người nhận hàng, tên, đơn vị (bộ phận) cũng số và ngày, tháng, năm lập phiếu xuất kho; đặc biệt phải điền cả lý do tiến hành xuất kho và kho nơi xuất vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá.
Phiếu xuất kho do bộ phận quản lý hoặc bộ phận kho lập (tùy theo tổ chức quản lý và quy định của từng doanh nghiệp) thành 3 liên (đặt giấy than viết 1 lần).
Tổng hợp các mẫu phiếu xuất kho
Mẫu phiếu xuất kho Excel
| Đơn vị:
Bộ phận: |
Mẫu số 02 – VT
Ban hành theo Thông tư số: 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài Chính) |
PHIẾU XUẤT KHO
Ngày …… tháng …… năm 20….
Số: …………………………………….
Nợ: ……………………..
Có: ……………………..
Họ và tên người nhận hàng :… Địa chỉ (bộ phận) :…
Lý do xuất kho :…………………………………………………
Xuất tại kho (ngăn lô) : ……….. Địa điểm :………………
| STT | Tên, nhãn hiệu quy cách, phẩm chất vật tư, dụng cụ sản phẩm, hàng hóa | Mã số | Đơn vị tính | Số lượng | Đơn giá | Thành tiền | |
| Yêu cầu | Thực xuất | ||||||
| A | B | C | D | 1 | 2 | 3 | 4 |
| Cộng | x | x | x | x | x | ||
Số chứng từ gốc kèm theo: ………………………………..
Tổng số tiền (viết bằng chữ): ……………………………….
| Ngày….tháng…..năm…. | ||||
| Người lập phiếu
(Ký, họ tên) |
Người nhận hàng
(Ký, họ tên) |
Thủ kho
(Ký, họ tên) |
Kế toán trưởng
(Hoặc bộ phận có nhu cầu nhập) (Ký, họ tên) |
Giám đốc
(Ký, họ tên) |
Tải mẫu phiếu xuất kho theo Thông tư 133
Tải mẫu phiếu xuất kho theo Thông tư 200
Kết luận
Như vậy, Atosa đã giới thiệu đến các bạn những thông tin cần lưu ý về phiếu xuất kho cũng như hướng dẫn và cung cấp một số mẫu viết phiếu xuất kho phổ biến hiện nay. Hy vọng rằng với những thông tin bổ ích này sẽ giúp việc quản lý kho hàng của doanh nghiệp bạn dễ dàng và khoa học hơn.
Xem thêm:
- Thẻ kho là gì? Tổng hợp các mẫu thẻ kho mới nhất hiện nay
- Hàng tồn kho là gì? Tất cả những thông tin cần biết về hàng tồn kho
