Một trong những yếu tố vô cùng quan trọng trong kinh doanh đó chính là quản lý hoạt động của kho hàng. Vì vậy, chiếc thẻ kho đã được “sinh ra” như một công cụ hỗ trợ đắc lực cho quản lý kho dễ dàng kiểm soát các hoạt động liên quan đến kho hàng. Vậy thẻ kho là gì? CÙng Atosa khám phá ngay trong bài viết dưới đây nhé!

Thẻ kho là gì?

Để ghi nhận số lượng số nguyên vật liệu, công cụ sản xuất, sản phẩm, hàng hoá của doanh nghiệp hay cửa hàng trong quá trình nhập, xuất kho hay lượng tồn đọng của sản phẩm trong kho các quản lý kho sẽ dùng thẻ kho (đối với sổ tờ rời) hay sổ kho (đối với trường hợp được đóng thành quyển) để ghi nhận, đối chiếu và thống kê lại.

Như vậy, có thể hiểu thẻ kho là loại giấy tờ chỉ có hiệu lực khi được lập bởi kế toán hoặc quản lý kho để ghi chép về số lượng hàng hóa nhập vào, xuất ra hoặc tồn đọng trong kho cũng như tất cả các thông tin về nguyên vật liệu như công cụ sản xuất, dụng cụ, sản phẩm có cùng nguồn gốc.

Thẻ kho bắt buộc phải phản ánh chi tiết và chính xác mọi hoạt động nhập xuất hàng hóa theo từng mốc thời gian cụ thể. Đây sẽ là minh chứng có hiệu lực để dễ dàng so sánh và đối chiếu với số liệu của các chứng từ, sổ sách khác. Cùng với đó, các doanh nghiệp sản xuất cũng có thể ghi chép và lưu trữ dữ liệu một cách chi tiết: mẫu mã, chủng loại, kiểu dáng hay địa điểm lưu trữ, số lượng tồn,… giúp việc phân loại và quản lý các sản phẩm dễ dàng hơn.

Thẻ kho trong tiếng anh còn được gọi là Warehouse card. Các loại thẻ kho hiện nay không chỉ có một mà được phân thành nhiều loại riêng tùy theo từng giai đoạn cũng như mục đích sử dụng của từng bộ phận của doanh nghiệp. Điều này sẽ giúp việc quản lý toàn bộ dữ liệu một cách dễ dàng, không bị rối hay sai sót.

Thẻ kho

Thẻ kho là gì? Mẫu thẻ kho

>>> Có thể bạn quan tâm: Phiếu nhập kho là gì?

Vai trò của thẻ kho trong quản lý kho hàng

Thẻ kho nắm giữ một vai trò vô cùng quan trọng đối với hoạt động kinh doanh và buôn bán bởi tấm thẻ quyền lực này là mắt xích trong một số đầu việc sau:

Tính toán chi tiết doanh số, doanh thu và lãi lỗ cụ thể của công ty trong một giai đoạn cụ thể

Tính toán, đo lường kết quả sản xuất, kinh doanh để đưa ra các đánh giá thực trạng cũng như tính hiệu quả trong kinh doanh của doanh nghiệp

Tính toán tài sản và nguồn vốn của doanh nghiệp trong một giai đoạn cụ thể

Kế toán kho sẽ sử dụng thẻ kho cũng như các dữ liệu được phản ánh trên thẻ như một minh chứng để so sánh và đối chiếu số lượng hàng hóa cũng như nguyên vật liệu trong kho theo đúng số lượng nhập/ xuất

Vai trò của thẻ kho trong quản lý kho hàng

Hướng dẫn cách lập mẫu thẻ kho

Vì thẻ kho là một chứng từ quan trọng nên cũng cần lập một cách khoa học, chặt chẽ, đảm bảo đúng quy định. Hãy để Atosa gợi ý bạn cách lập mẫu thẻ kho mới nhất và đúng quy cách nhất hiện nay.

Thẻ kho sẽ được lập bằng cách phân chia các cột, hàng tương ứng và các nội dung sẽ được phản ánh theo hình thức bảng biểu. Cột được đánh bằng chữ cái sẽ mang những nội dung sau:

  • Cột A: Đánh số thứ tự cụ thể
  • Cột B: Thể hiện chính xác thời gian ghi chép phiếu nhập, xuất hàng
  • Cột C, D: Thông tin số hiệu
  • Cột E: Thể hiện cụ thể các phát sinh về nghiệp vụ kinh tế
  • Cột F: Thể hiện chính xác thời gian chi tiết hàng hóa được nhập, xuất
  • Cột G: Sau khi kiểm tra lại tính chính xác của thông tin trên thẻ kho, kế toán sẽ ký xác nhận. Các số liệu cuối kỳ thường được thống kê và thể hiện ở phần cuối bảng biểu từ cột E-G. Trong trường hợp thẻ kho được in và đóng thành tập thì thẻ kho sẽ được coi như sổ kho, khi này tập thẻ kho sẽ cần thể hiện được thứ tự trang cụ thể.

Bên cạnh đó, các cột được đánh số thứ tự để điền số lượng hàng hóa nhập, xuất kho:

  • Cột 1: Số lượng hàng hóa đã nhập kho
  • Cột 2: Số lượng hàng hóa đã xuất kho
  • Cột 3: Số lượng hàng hóa tồn sau mỗi lần xuất, nhập kho, phần này sẽ được tổng hợp và ghi chép vào cuối ngày

Cuối cùng, các cá nhân có liên quan đến bất kỳ hoạt động thay đổi nào trong kho ở thời điểm đó sẽ ký và xác nhận ghi rõ họ tên ở phần cuối thẻ kho.

Thẻ kho là gì

Cách lập mẫu thẻ kho

Tổng hợp các mẫu thẻ kho

Mẫu thẻ kho đơn giản

Đối với mẫu thẻ kho đơn giản, bạn chỉ cần ghi đủ các thông tin mà Atosa đã nêu trong mục hướng dẫn ghi thẻ kho là đã có một mẫu thẻ kho hoàn chỉnh ở mức căn bản nhất. Mẫu thẻ kho đơn giản có thể ứng dụng trong các cửa hàng nhỏ không có quá nhiều nguyên liệu trong kho.

Mẫu thẻ kho Excel theo thông tư 200

Mẫu thẻ kho Excel theo thông tư 200

Lưu ý:

Ghi tên đơn vị, cơ quan,… và địa chỉ trụ sở bên góc trái trên cùng trang giấy

Bên phải trang giấy ngang với thông tin tên, địa chỉ thì ghi tên mẫu số S12-DN (ban hành theo thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014)

Tên mẫu: thẻ kho (sổ kho)

Ngày lập thẻ ghi rõ ngày tháng năm

Tờ số bao nhiêu?

Thông tin của loại hàng, vật tư gồm:

  • Tên, nhãn hiệu và quy cách của vật tư
  • Đơn vị tính
  • Mã số của loại hàng hóa, sản phẩm đó.

Thông tin chi tiết của loại hàng hóa, sản phẩm được lập bảng, trong đó có các nội dung:

  • Số thứ tự: 1,2,3,4,… ( ô A)
  • Ngày tháng năm cụ thể ( ô B)
  • Số hiệu của chứng từ là xuất hay nhập ( ô C và ô D)
  • Diễn giải: ghi rõ đã thanh toán hay chưa? ( ô E)
  • Ngày nhập, xuất hàng hóa, sản phẩm ( ô F)
  • Số lượng chi tiết về hàng nhập, xuất và hàng tồn trong kho (lần lượt các ô 1,2,3)
  • Ký xác nhận từ kế toán (ô G)
  • Cộng cuối kỳ các ô số lượng (nhập, xuất, tồn)

Số trang, trang từ … đến….

Ngày mở sổ

Ký và ghi rõ họ tên của người ghi sổ, kế toán trưởng, giám đốc

Mẫu sổ kho viết tay

Mẫu sổ khi viết tay

Mẫu sổ khi viết tay

Ghi chú: đối với trường hợp thuê dịch vụ làm kế toán, kế toán trưởng thì phải ghi rõ số Giấy chứng nhận đăng ký hành nghề dịch vụ kế toán, tên đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán.

Kết luận

Chắc hẳn đọc đến đây, Atosa đã phần nào giúp các bạn giải đáp các thắc mắc liên quan đến thẻ kho cũng như cập nhật những mẫu thẻ kho và sổ kho mới nhất được sử dụng phổ biến hiện nay.

Xem thêm:

5 1 đánh giá
Đánh giá bài viết
Theo dõi
Thông báo của
guest
0 Góp ý
Phản hồi nội tuyến
Xem tất cả bình luận