Đối với mỗi doanh nghiệp, quy trình xuất nhập kho luôn được các nhà quản lý đặc biệt quan tâm. Bởi khi nắm được các bước trong quy trình xuất nhập kho sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý, giữ an toàn và bảo toàn số lượng hàng hóa trong kho luôn khớp với sổ sách. Vậy bạn có biết một quy trình xuất nhập kho tiêu chuẩn sẽ gồm bao nhiêu bước? Cùng Atosa khám phá ngay trong bài viết dưới đây nhé!
Quy trình nhập kho là gì?
Quy trình xuất nhập kho đóng vai trò rất quan trọng trong việc quản lý cũng như trong quá trình sản xuất – kinh doanh của mỗi doanh nghiệp. Quy trình xuất nhập kho thực chất là hoạt động nhập hàng và xuất hàng theo một trình tự, quy luật nhất định theo hệ thống đồng bộ.
Quy trình xuất nhập kho được diễn ra liên tục tạo thành một vòng tròn khép kín giúp hàng hóa được vận chuyển hoặc lưu kho một cách nhanh chóng, trơn tru và dễ dàng theo dõi, kiểm tra.
Như tên gọi, quy trình xuất nhập kho sẽ bao gồm hai hoạt động chính là quy trình nhập kho và quy trình xuất kho.
Hướng dẫn chi tiết quy trình xuất nhập kho cho doanh nghiệp
Quy trình quản lý hoạt động nhập kho cho doanh nghiệp
Quy trình quản lý hoạt động nhập kho có thể chia thành hoạt động nhập kho hàng hóa nguyên liệu và nhập kho hàng hóa thành phẩm, song nhìn chung quy trình nhập kho nào cũng đều sẽ có một số bước tiêu chuẩn sau:
Bước 1: Thông báo kế hoạch nhập nguyên vật liệu
Khi có yêu cầu nhập nguyên vật liệu phục vụ cho các hoạt động của doanh nghiệp, bộ phận đề xuất (phòng kinh doanh, thủ kho..) sẽ gửi thông báo kế hoạch chi tiết về việc nhập nguyên vật liệu đến các bộ phận liên quan như kế toán, kho.. để kịp thời bố trí nhân sự và cập nhật thông tin.
Bước 2: Kiểm tra hàng và đối chiếu
Thủ kho căn cứ vào đơn đặt hàng hoặc phiếu đề nghị mua hàng ban đầu để tiến hành đối chiếu với số lượng nguyên vật liệu nhập vào. Không chỉ kiểm tra số lượng, thủ quỹ còn phải đồng thời kiểm tra kỹ chất lượng của tất cả mặt hàng để tránh sai sót, hư hỏng. Sau đó lưu ý phải nhận từ nhà cung cấp hóa đơn (phiếu giao nhận) của mặt hàng để có căn cứ đối chiếu sau này. Theo đúng thủ tục nhập kho hàng hóa, nếu có bất kỳ hư hỏng hoặc sai lệch nào cần lập biên bản và thông báo lại ngay với đơn vị đề xuất để kịp thời khắc phục hoặc nhập lại đủ nguyên vật liệu đạt tiêu chuẩn.
Bước 3: Lập phiếu nhập kho
Khi việc kiểm kê hoàn tất và không còn sai lệch, toàn bộ thông tin giấy tờ sẽ được chuyển lại cho bộ phận kế toán để đối chiếu lại một lần nữa trước khi lập giao dịch mua và in phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho sẽ gồm 3 liên, có chữ ký xác nhận của thủ kho và bên giao hàng để làm căn cứ đối chiếu và xác minh sau này.
>>> Có thể bạn quan tâm: Phiếu nhập kho là gì?
Bước 4: Hoàn thành nhập kho
Thủ kho tiến hành nhập kho nguyên vật liệu, sắp xếp vào các khu vực phù hợp, sau đó ghi nhận thông tin. Tất cả thông tin hàng hóa sau đó cần cập nhật ngay vào hệ thống quản lý kho hàng (excel) để dễ dàng hệ thống và quản lý.
Quy trình quản lý hoạt động xuất kho cho doanh nghiệp
Tương tự, quá trình xuất kho của doanh nghiệp cũng có thể chia ra thành các nhóm theo mục đích như: Xuất kho với mục đích bán hàng, xuất kho hàng để phục vụ sản xuất và xuất chuyển kho nhằm lưu trữ, bảo quản. Nhưng nhìn chung, quy trình quản lý hoạt động xuất kho sẽ có một số bước căn bản sau:
Bước 1: Gửi yêu cầu xuất hàng 1
Bộ phận kinh doanh hoặc đơn vị chịu trách nhiệm gửi lệnh xuất hàng cho kế toán kèm theo đơn hàng để làm căn cứ xác thực và đối chiếu
Bước 2: Kiểm tra hàng tồn kho
Kế toán kho tiến hành kiểm tra lượng hàng hóa đạt tiêu chuẩn được lưu trong kho. Nếu hàng thiếu hoặc không đạt tiêu chuẩn cần thông báo chính xác lại ngay với đơn vị đề xuất. Trường hợp hàng hóa đầy đủ và đạt chất lượng sẽ tiến hành xuất kho.
Bước 3: Lập phiếu xuất kho, hóa đơn bán hàng
Theo nghiệp vụ xuất kho hàng hóa, kế toán sẽ căn cứ thông tin trên đơn hàng để lập phiếu xuất kho (hóa đơn bán hàng) và chuyển cho thủ kho để thực hiện xuất kho theo yêu cầu. Phiếu xuất kho được in bao nhiêu liên sẽ tùy theo cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp. Trong đó một liên lưu kế toán giữ, một liên chuyển cho thủ kho thực hiện xuất kho và một liên giao cho bộ phận vận chuyển tiếp nhận hàng.
>>> Có thể bạn quan tâm: Phiếu xuất kho là gì? Tải mẫu phiếu xuất kho chính xác nhất
Bước 4: Xuất kho
Thủ kho dựa vào thông tin trên phiếu xuất kho sẽ thực hiện soạn hàng đầy đủ theo yêu cầu. Phiếu này bắt buộc phải có chữ ký xác nhận đầy đủ của các bộ phận (kế toán, thủ kho, nhận hàng) để làm căn cứ đối chiếu sau này.
Bước 5: Cập nhật thông tin
Trong khi thủ kho ghi lại thẻ kho thì kế toán cập nhật lại nhật ký xuất kho và số lượng tồn kho còn lại, Hai bên phối hợp để số liệu được chính xác và thống nhất.
Những rủi ro cần tránh khi thực hiện quy trình quản lý xuất nhập kho
Quy trình nhập kho:
- Nhận thông tin đơn hàng trễ, không đầy đủ bên cạnh đó việc lưu trữ thông tin một cách thủ công bằng excel có thể gây ra những sự sai sót nhất định.
- Không kiểm tra kỹ chất lượng hàng hóa nhập vào
- Không nhận diện và ghi nhớ được vị trí lưu trữ của nhiều mã hàng hóa khác nhau
Quy trình xuất kho:
- Khó “truy vết”, xác minh được lịch sử hoạt động của các lô hàng do quản lý bằng hình thức thủ công
- Diện tích kho xây nhỏ, không tối đa hóa diện tích lưu trữ cản trở việc kiểm và soạn hàng
- Chủ quan không lấy hóa đơn hoặc xin đủ chữ ký dẫn đến khó xác minh, tìm ra nguyên nhân nếu có mất mát hàng, hư hỏng, sự cố xảy ra trong kho
Tại sao các doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm quản lý kho
Quy trình quản lý hoạt động xuất nhập kho là việc hết sức quan trọng, đặc biệt với các doanh nghiệp lớn kinh doanh số lượng lớn và đa dạng các mã hàng hóa sẽ khiến việc xuất nhập khẩu trở nên phức tạp hơn rất nhiều.
Vì vậy, việc theo dõi thủ công bằng sổ sách viết tay hay nhập đơn thuần bằng excel sẽ khiến việc quản lý không được tối ưu dẫn đến hiệu suất công việc kém, dễ xảy ra sai sót và khó xác minh cũng như đối chiếu lại.
Trong khi đó, việc sử dụng các phần mềm quản lý kho lại mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp:
- Toàn bộ các tác vụ quản lý kho được tích hợp trên cùng một hệ thống. Người dùng có thể dễ dàng quản lý, kiểm soát, theo dõi tình trạng kho mọi lúc, mọi nơi, thông qua các thiết bị di động thông minh.
- Phần mềm giúp thống kê chi tiết hàng hóa theo từng mã hàng, các loại hàng, số lượng, tình trạng nhập xuất,….chi tiết tới những điều nhỏ nhất giúp người dùng dễ dàng thấy được sự biến động trong kho, tránh hàng hóa thất thoát một cách vô lý.
- Sử dụng hệ thống quản lý kho hàng cũng sẽ cung cấp khả năng hiển thị mức độ hàng tồn kho theo thời gian thực, chính xác. Điều này cho phép một công ty ước tính nguồn cung cấp một cách an toàn hơn và tránh tình trạng tồn đọng, dẫn đến nhiều khách hàng hài lòng hơn.
Tìm hiểu ngay phần mềm quản lý bán hàng đa kênh của ATOSA với nhiều ưu đãi hấp dẫn
Kết luận
Trên đây là những thông tin căn bản về quá trình xuất nhập kho dành cho các doanh nghiệp. Atosa hy vọng rằng với những kiến thức trên sẽ giúp doanh nghiệp của bạn xây dựng được một quy trình quản lý hoạt động xuất nhập kho phù hợp và tối ưu.
