Bất kỳ mô hình kinh doanh nào nếu muốn hoạt động hiệu quả và thông suốt đều cần có một quy trình quản lý kho khoa học và phù hợp. Điều này sẽ giúp các doanh nghiệp vận hành chính xác, nhanh chóng, tiết kiệm thời gian, nhân lực và đảm bảo tối thiểu sự thất thoát trong quá trình kinh doanh.

Vậy bạn có biết quy trình quản lý kho cũng như các bước trong quy trình quản lý kho chuẩn cho các doanh nghiệp bán lẻ là gì? Cùng Atosa tìm hiểu ngay trong bài viết dưới đây nhé!

Quy trình quản lý kho là gì?

Quản lý kho hàng hiểu đơn giản là việc quản lý toàn bộ hoạt động hàng ngày của một kho hàng trong vận hành doanh nghiệp. Việc quản lý sẽ bao gồm các hoạt động như: nhận hàng, nhập kho, vận chuyển, xuất hàng, kiểm kê, báo cáo nhằm đáp ứng nhu cầu sản xuất, kinh doanh, quản lý, vận hành của doanh nghiệp.

Như vậy, quy trình quản lý kho sẽ bao gồm các trình tự của quá trình theo dõi, giám sát, kiểm soát hàng hóa của doanh nghiệp theo một quy trình chuẩn. Mỗi doanh nghiệp sẽ có một quy trình quản lý kho riêng sao cho phù hợp với mô hình kinh doanh của doanh nghiệp và đảm bảo tính bắt buộc tuân thủ cho toàn bộ doanh nghiệp. Kiểm soát kho chặt chẽ, khoa học giúp cho doanh nghiệp tối đa hóa lợi nhuận trong việc kiểm soát tốt lượng hàng tồn kho, đảm bảo cho các kế hoạch đầu tư mua sắm tài sản hợp lý để duy trì các hoạt động lâu dài cho doanh nghiệp.

Tìm hiểu quy trình quản lý kho

Tại sao cần có quy trình quản lý kho?

Quản lý kho giữ một vai trò vô cùng quan trọng trong quá trình kinh doanh. Bởi nếu không có một quy trình quản lý kho hàng chuẩn, khoa học và phù hợp thì hệ thống lưu trữ và vận hành của doanh nghiệp có thể gặp nhiều khó khăn, cản trở, làm thất thoát hàng hóa, không đảm bảo cho các kế hoạch mua sắm hàng hóa, sản xuất, thương mại của doanh nghiệp.

Vì vậy, với một quy trình quản lý kho hàng chuẩn, khoa học thì doanh nghiệp dễ dàng:

Quản lý kho vận hành trơn tru, đảm bảo tính xuyên suốt. Nếu có bất kỳ mâu thuẫn nào trong quá trình kinh doanh thì việc truy vết, tìm kiếm phương hướng giải quyết được diễn ra nhanh chóng.

Doanh nghiệp nhanh chóng nắm bắt, kiểm soát được số lượng hàng hóa theo từng mặt hàng từ đó có các kế hoạch phân bổ, lưu trữ, mua sắm hợp lý.

Dễ dàng kiểm tra được chất lượng, tình trạng của hàng hóa, giảm thiểu được vấn đề hỏng hóc trong quá trình lưu trữ hàng hóa.
Có các báo cáo chính xác như báo cáo xuất nhập tồn, báo cáo tình hình mua sắm, báo cáo doanh thu,… để chủ doanh nghiệp nhanh chóng đưa ra các quyết định vận hành hiệu quả.

Chủ doanh nghiệp cũng yên tâm hơn trong việc tập trung cho các vấn đề quan trọng khác.

Tinh giản bộ máy quản lý, tiết kiệm thời gian, chi phí nhân sự, vận hành cho doanh nghiệp.

Quy trình quản lý kho

Quy trình quản lý kho cho các shop bán lẻ

Quy trình quản lý kho cơ bản và phổ biến nhất hiện nay cho các cửa hàng kinh doanh nhỏ lẻ sẽ bao gồm 7 bước như sau:

Bước 1: Nhập kho

Người quản lý cần kiểm tra và nhận đúng sản phẩm, số lượng, thời gian với các yếu tố sau:

Dán nhãn và các thông tin ở vị trí tiện theo dõi nhất

Số lượng sản phẩm trong 1 thùng

Kích thước, khối lượng tối đa đóng trong 1 thùng…

Bước 2: Lưu kho

Phân loại theo sản phẩm trong quá trình lưu kho, có thể theo loại, theo hình dáng, màu sắc hoặc ngày nhập,… miễn sao phù hợp và dễ tìm kiếm trong quá trình kinh doanh.

Bước 3: Nhặt hàng

Nhặt hàng là hành động thu thập hàng trong kho để thực hiện đơn hàng của khách hàng. Có thể chia làm 2 cách nhặt hàng đó là nhặt theo đơn hàng và nhặt theo cụm.

Nhặt theo đơn hàng: Khi có đơn hàng, nhân viên bán hàng sẽ in đơn hàng ra và giao cho nhân viên kho để nhặt các sản phẩm có trong đơn hàng.

Nhặt theo cụm: Nhân viên bán hàng sẽ nhóm nhiều đơn hàng với nhau, sau đó xuất ra danh sách các mặt hàng kèm số lượng. Nhân viên kho sẽ nhặt hàng theo số lượng các sản phẩm đó, sau khi hoàn thành mới chia ra các đơn hàng.

Bước 4: Đóng gói và xuất kho

Quy định đóng gói của mỗi cửa hàng có thể khác nhau nhưng cần đáp ứng được 2 mục đích quan trọng:

Đảm bảo an toàn, giảm thiểu tối đa hư hại cho hàng hoá trong quá trình giao vận

Tối ưu khối lượng của gói hàng để giảm thiểu chi phí giao hàng

Bước 5: Hoàn hàng

Để hoàn hàng, khách hàng cần quân thủ một số quy định sau:

Khách trả hàng cần đúng theo chính sách trả hàng và nêu rõ nguyên nhân và những lý do trả hàng này cũng cần được ghi lại cẩn thận để có thể đưa ra các điều chỉnh phù hợp để giảm tỷ lệ hoàn hàng.

Có quy định với các hàng hoá bị trả lại ví dụ: nhập lại vào kho, sửa chữa, tái chế, tiêu huỷ hay trả lại cho nhà sản xuất,…

Doanh thu, lợi nhuận của mặt hàng bị hoàn lại cũng cần phải được khấu trừ tương ứng.

Bước 6: Kiểm kho hàng

Đây là hành động cần làm thường xuyên để đảm bảo bạn luôn nắm được tình trạng của đơn hàng (thừa, thiếu, số lượng các đơn hàng,….)

Bước 7: Thống kê báo cáo

Các thống kê, báo cáo kho sẽ cho bạn cái nhìn tổng quan về quy trình quản lý kho.

Sổ kho: Quản lý thông tin xuất, nhập, tồn kho

Báo cáo kho: Theo dõi giá trị tồn kho của cửa hàng và các chi nhánh (nếu có)

Báo cáo vượt/dưới định mức: Xem các mặt hàng đang tồn vượt quá định mức hoặc thấp dưới định mức để có kế hoạch xả/nhập hàng phù hợp.

Gợi ý nhập hàng: Các mặt hàng bán chạy hoặc dưới định mức.

Báo cáo kiểm hàng: Quản lý số lượng hàng hóa bị thiếu hụt, hỏng hóc, lý do gây thất thoát.

Kết luận

Trên đây là những thông tin hữu ích về quy trình quản lý kho cũng như các bước trong quy trình này, Hy vọng với những kiến thức mà Atosa chia sẻ bạn sẽ xây dựng được một quy trình tinh gọn, khoa học và phù hợp với cửa hàng hoặc doanh nghiệp của mình.

Xem thêm

• Sơ đồ kho hàng là gì? Các bước vẽ sơ đồ kho hàng đơn giản nhất
• GSP là gì? Các cách xây dựng kho thuốc theo GSP chuẩn nhất hiện nay